노코드 도구 Make로 구현하는 이메일 자동화

 

Make.com은 코딩 지식 없이도 복잡한 워크플로우를 자동화할 수 있는 강력한 노코드 플랫폼입니다. 특히 이메일 자동화 분야에서 Make는 1,000개 이상의 앱과 서비스를 연결하여 이메일 마케팅, 고객 응대, 내부 알림 등 다양한 이메일 관련 업무를 자동화할 수 있게 해 줍니다. 실제로 자동화된 이메일은 자동화되지 않은 이메일보다 320% 더 많은 수익을 창출한다는 통계가 있으며, 비즈니스에서 이메일 자동화를 사용하는 기업들은 클릭률이 119% 증가한다고 보고되었습니다. Make의 가장 큰 장점은 시각적 인터페이스를 통해 드래그 앤 드롭 방식으로 워크플로우를 설계할 수 있다는 점입니다. 복잡한 프로그래밍 지식 없이도 "새로운 이메일이 오면, 첨부파일을 다운로드하여 구글 드라이브에 저장하고, 슬랙으로 알림을 보내라"와 같은 복잡한 자동화 시나리오를 몇 번의 클릭만으로 구현할 수 있습니다. Make는 Gmail, Outlook, Mailgun, SendGrid 등 대부분의 이메일 서비스와 연동되며, Google Sheets, Notion, Slack, CRM 도구 등 다양한 비즈니스 도구와도 연결할 수 있어 전체적인 업무 프로세스를 하나의 자동화 체인으로 묶을 수 있습니다. 이러한 유연성과 편의성 덕분에 Make는 초보자부터 고급 사용자까지 모든 수준의 사용자가 이메일 자동화를 구현할 수 있는 최적의 플랫폼으로 인정받고 있습니다.

이메일 자동화를 위한 Make 핵심 기능 정리

Make에서 이메일 자동화를 구현하기 위해서는 먼저 시나리오(Scenario)와 모듈(Module)의 개념을 이해해야 합니다. 시나리오는 Make에서 자동화 워크플로우를 만드는 기본 단위이며, 여러 모듈을 연결하여 구성합니다. 모듈은 각 앱에서 수행하는 개별 작업을 의미하며, 크게 트리거(Trigger) 모듈과 액션(Action) 모듈로 나뉩니다. 트리거 모듈은 자동화를 시작하는 조건을 정의합니다. 예를 들어, Gmail의 "Watch emails" 모듈은 새 이메일이 도착하면 워크플로우를 시작하고, Google Sheets의 "Watch rows" 모듈은 시트에 새로운 행이 추가되면 워크플로우를 트리거합니다. 액션 모듈은 트리거 이후에 수행할 작업을 정의합니다. "Send an email" 모듈은 이메일을 보내고, "Create a row" 모듈은 데이터베이스에 정보를 저장합니다. Make의 이메일 자동화에서 가장 많이 사용되는 기능은 이메일 트리거, 이메일 발송, 이메일 파싱(분석), 조건부 라우팅 등입니다. 이메일 트리거 기능을 통해 특정 조건의 이메일이 도착하면 자동으로 워크플로우를 시작할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 키워드가 포함된 이메일, 특정 발신자로부터 온 이메일, 첨부파일이 있는 이메일 등을 감지하여 다른 액션을 수행할 수 있습니다. 이메일 발송 기능은 단순히 이메일을 보내는 것을 넘어서 개인화된 이메일, 예약된 이메일, 조건부 이메일 등을 발송할 수 있게 해 줍니다. Google Sheets나 Airtable 같은 데이터베이스에서 받는 사람 정보를 가져와 각각에게 맞춤형 이메일을 자동으로 발송할 수 있으며, 템플릿을 활용하여 일관된 형식의 이메일을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이메일 파싱 기능은 들어오는 이메일의 내용을 분석하여 필요한 정보를 추출하고, 이를 다른 앱으로 전달할 수 있게 해 줍니다. 예를 들어, 고객 문의 이메일에서 이름, 이메일 주소, 문의 내용을 자동으로 추출하여 CRM 시스템에 입력하거나, 주문 확인 이메일에서 주문 번호와 금액을 추출하여 Google Sheets에 자동으로 기록할 수 있습니다. 조건부 라우팅 기능은 Router 모듈을 사용하여 이메일의 내용이나 특성에 따라 다른 작업을 수행할 수 있게 해 줍니다. 예를 들어, 긴급 문의는 Slack으로 알림을 보내고, 일반 문의는 티켓 시스템에 등록하며, 스팸은 자동으로 삭제하는 등 복잡한 로직을 구현할 수 있습니다. 이러한 기능들을 조합하면 고객 온보딩 이메일 시리즈, 주문 확인 및 배송 알림, 고객 지원 티켓 자동 분류, 이메일 기반 데이터 수집 등 다양한 이메일 자동화 시나리오를 만들 수 있습니다.

업무 현장에서 바로 쓰는 이메일 자동화 설계 방법

실제 업무에 Make를 활용한 이메일 자동화를 적용하려면 단계별로 접근하는 것이 중요합니다. 먼저 가장 간단한 시나리오부터 시작하여 점진적으로 복잡한 워크플로우를 구축하는 것이 효과적입니다. 가장 기본적인 이메일 자동화 시나리오는 "Google Sheets에 새로운 데이터가 추가되면 자동으로 이메일 보내기"입니다. 이 시나리오를 만들기 위해서는 먼저 Make 계정을 생성하고, 대시보드에서 "Create a new scenario" 버튼을 클릭하여 새 시나리오를 만듭니다. 첫 번째 모듈로 Google Sheets의 "Watch rows" 트리거를 추가하고, 연동할 Google Sheets를 선택합니다. 이 모듈은 지정된 시트를 모니터링하여 새로운 행이 추가되면 워크플로우를 시작합니다. 다음으로 이메일 앱을 선택하여 "Send an email" 액션 모듈을 추가합니다. Gmail을 사용하는 경우 Gmail 모듈을, 또는 기본 Email 모듈을 사용할 수도 있습니다. 이메일 모듈에서 받는 사람 주소는 Google Sheets의 해당 행에서 이메일 주소 열을 참조하도록 설정하고, 제목과 본문도 시트의 다른 열에서 데이터를 가져오도록 매핑합니다. 이를 통해 각 행의 데이터에 맞춘 개인화된 이메일을 자동으로 발송할 수 있습니다. 더 고급 시나리오로는 "고객 문의 폼 제출 시 자동 이메일 응답 및 CRM 등록"을 만들 수 있습니다. Google Forms나 Typeform 같은 설문 도구에서 새로운 응답이 제출되면, 자동으로 고객에게 확인 이메일을 보내고 동시에 CRM 시스템에 리드 정보를 등록하는 워크플로우입니다. 이 시나리오는 여러 모듈을 연결하여 구성됩니다. 첫 번째 트리거는 설문 폼의 "Watch responses" 모듈이며, 이어서 이메일 발송 모듈과 CRM 데이터 입력 모듈을 추가합니다. Router 모듈을 사용하면 문의 유형에 따라 다른 이메일 템플릿을 보내거나 다른 팀에 알림을 보낼 수도 있습니다. AI 기능을 활용한 이메일 자동화도 가능합니다. Make는 ChatGPT API와 연동하여 들어오는 이메일에 자동으로 응답 초안을 작성할 수 있습니다. "Watch emails" 모듈로 새 이메일을 감지하고, ChatGPT 모듈을 통해 이메일 내용을 분석하여 적절한 응답 초안을 생성한 다음, Gmail의 "Create a draft" 모듈을 사용하여 초안을 저장하는 시나리오를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 매일 수신되는 수많은 이메일 중 상당 부분에 대해 AI가 응답 초안을 작성해 주어, 사용자는 검토하고 보내기만 하면 되므로 응답 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 이메일 분류 자동화도 매우 유용한 시나리오입니다. Gmail의 "Watch emails" 모듈로 새 이메일을 감지하고, ChatGPT나 다른 AI 도구로 이메일 내용을 분석하여 카테고리를 분류한 다음, Router를 사용하여 각 카테고리별로 다른 라벨을 적용하거나 다른 폴더로 이동시킬 수 있습니다. 예를 들어, 영업 관련 이메일은 "Sales" 라벨을, 뉴스레터는 "Newsletter" 라벨을, 중요 이메일은 "Important" 라벨을 자동으로 적용할 수 있습니다.

자동화 효율을 높이는 고급 기능과 최적화 전략

Make의 고급 기능을 활용하면 더욱 정교하고 효율적인 이메일 자동화를 구현할 수 있습니다. 필터(Filter) 모듈은 특정 조건을 만족하는 데이터만 다음 모듈로 전달하도록 하여 불필요한 작업을 방지하고 비용을 절감할 수 있습니다. 예를 들어, Google Sheets에서 새 행이 추가될 때 특정 컬럼의 값이 "승인됨"인 경우에만 이메일을 보내도록 필터를 설정할 수 있습니다. 이는 조건부 로직을 간단하게 구현할 수 있게 해 주며, Router와 함께 사용하면 더욱 복잡한 분기 처리가 가능합니다. Iterator 모듈은 배열이나 리스트의 각 항목에 대해 반복 작업을 수행할 때 사용됩니다. 예를 들어, 여러 명의 수신자에게 개인화된 이메일을 보낼 때, 수신자 리스트를 Iterator로 순회하며 각 수신자에게 맞춤형 이메일을 발송할 수 있습니다. 이는 단순히 여러 명에게 같은 이메일을 보내는 것보다 훨씬 효과적이며, 개인화된 마케팅 캠페인을 자동화할 때 특히 유용합니다. 데이터 변환과 가공을 위한 함수(Function) 모듈을 활용하면 이메일 내용을 동적으로 생성하거나 가공할 수 있습니다. 예를 들어, 날짜 형식을 변환하거나, 문자열을 조합하여 제목을 만들거나, 조건에 따라 다른 텍스트를 삽입하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 텍스트 파서(Text Parser) 모듈은 이메일 본문이나 제목에서 특정 패턴의 텍스트를 추출할 때 사용됩니다. 정규표현식을 사용하여 주문 번호, 전화번호, 날짜 등의 정보를 정확하게 추출할 수 있으며, 이를 다른 시스템으로 전달하여 추가 처리를 할 수 있습니다. Make의 스케줄링 기능을 활용하면 특정 시간에 자동으로 이메일을 발송하거나 주기적으로 보고서 이메일을 보낼 수 있습니다. "Schedule" 트리거 모듈을 사용하여 매일 오전 9시에 일일 리포트를 이메일로 발송하거나, 매주 월요일에 주간 요약을 보내는 등의 자동화를 구현할 수 있습니다. 또한 데이터 저장소(Data Store) 모듈을 사용하면 이전 실행에서의 데이터를 저장하고 불러올 수 있어, 중복 이메일 발송을 방지하거나 상태를 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 이미 환영 이메일을 보낸 고객의 이메일 주소를 저장소에 저장하고, 다음 실행 시 해당 이메일이 목록에 있어도 다시 보내지 않도록 할 수 있습니다. Make의 에러 처리 기능도 중요합니다. 각 모듈에서 에러가 발생했을 때 자동으로 재시도하거나, 에러 발생 시 알림을 보내도록 설정할 수 있습니다. 또한 에러 핸들러(Error Handler) 모듈을 사용하여 예상치 못한 상황에 대비한 대체 워크플로우를 구성할 수 있습니다. Make의 무료 플랜은 15분마다 시나리오를 실행하지만, 유료 플랜으로 업그레이드하면 실시간 실행이나 더 자주 실행할 수 있습니다. 비용을 최적화하려면 불필요한 실행을 줄이고, 필터를 적극 활용하며, 데이터 저장소를 사용하여 중복 작업을 방지하는 것이 중요합니다. 또한 Make의 실행 로그를 정기적으로 확인하여 비효율적인 모듈이나 불필요한 데이터 처리를 식별하고 개선하는 것도 중요합니다. 이러한 최적화를 통해 이메일 자동화의 효율성을 극대화하고 비용을 절감할 수 있으며, 더욱 안정적이고 신뢰할 수 있는 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다.